Compte-rendu comité directeur  11 février 2013

 

Etaient invités à ce premier Comité directeur, les présidents de clubs qui n’en font pas partie, les élus du conseil de discipline, les responsables de commissions et ceux impliqués pour leurs compétences particulières (communication secourisme…..)

 

Annexes présenté par Sébastien lors de la réunion 

 

1) Organigramme

Tous ceux dont les noms sont inscrits sur le diaporama sont OK pour être référents sur les thèmes proposés : reste à demander l’accord de Nicolas et Marie pour la BIO et à trouver des référents sorties mer et Montulat. En ce qui concerne les postes disponibles, le prochain CODIR devra réfléchir à la manière de combler les places vacantes (candidatures ou cooptation de personnes volontaires) 20ème membre du CODIR et 3 membres pour le conseil de discipline

 

2) Communication

Présentation des logos : celui concernant la charte graphique est imposé au niveau fédéral. Se doter d’un autre plus personnel (en remplacement de l’ancien) parait intéressant. Merci à David de nous avoir créé un logo qui enthousiasme l’ensemble des présents

Vote : Pour à l’unanimité

- Réflexion sur la communication interne et externe

Un courrier sera envoyé à tous les présidents de clubs pour qu’ils mettent à jour leurs membres du bureau et responsables techniques Un débat est lancé autour du magazine : la majorité considère que, si le site en construction est bien alimenté, il n’y a pas nécessité de créer en plus un magazine : cela prend du temps et a un coût. Pour l’instant pas de magazine.

- La banderole : merci à Aurélien et Patrice pour leurs différentes propositions

- Suite au débat, les suggestions ont été relevées et seront prises en compte pour une proposition rapide à chacun En fonction des réponses une banderole sera réalisée rapidement pour l’avoir lors du colloque (la réalisation avait déjà été votée)

- Proposition de réaliser une plaquette recensant les clubs avec les contacts pour ceux-ci à jour qui pourraient être utiles pour les campagnes de promotion des clubs (Décathlon, Baptêmes cet été à Beaublanc)

 

3) Colloque

Tous les participants doivent s’inscrire y compris les membres du CODIR : cela permet une meilleure gestion du nombre de personnes présentes, celles qui souhaitent prendre les repas ou non En ce qui concerne les invités, ils ne paieront pas l’entrée du colloque mais ils paieront leurs repas (excepté pour les intervenants)

Vote : pour à l’unanimité

Date limite d’inscription pour tous le 28 février : après cette date une pub sera faite à la radio et dans la presse pour attirer du monde si les places ne sont pas remplies

 

4) Site internet

La mission de mettre en place le site web du comité départemental est en place depuis le 24 janvier 2013. L’objectif d’aujourd’hui 11 février 2013 était de concrétiser une gestion directe, d’internaliser, la gérance du site web, ce qui est fait.

Le site internet est hébergé par la société OVH pour un cout annuel TTC comprenant l’hébergement et la gestion du nom de domaine de 71€62. Une facture est éditée directement par cette société. À ce niveau le comité dispose d’un nom, et d’une coquille vide sur le net. Pour l’instant une page d’accueil temporaire attend les visiteurs.

Le nom du site nous vaut la convoitise d’au moins tous les autres comités départementaux de la haute Vienne !

Un nouvel objectif est fixé pour la fin février 2013 : Mettre en place l’ossature d’un site internet visible avec dans un premier temps :

  • Un design « professionnel » avec l’utilisation du logo fédéral et du logo du comité
  • Un organigramme
  • La liste des clubs
  • Quelques actualités
  • Un agenda partagé
  • Un lien vers le site d’inscription des sorties de la commission technique
  • Les Mentions légales
  • Statut du comité et règlement du comité
  • Liste des médecins fédéraux
  • Un formulaire de contact vers le président et vers le webmaster

Cette étape correspondra à l’inauguration du site web. 

Pour la suite, le site est voué à évoluer, il sera mis à disposition de rédacteurs pour faire vivre la communication du codep. Une réunion d’information/formation sera mise en place le cas échéant.

Les membres du bureau et les responsables de commission se verront doté d’une adresse email non nominative, utilisant l’attribut des postes exemple : president@codep87.fr

Les plongeurs du département pourront prendre directement contact avec cette adresse par l’intermédiaire du site et d’un formulaire (pour éviter les spams) cette adresse est vouée à faciliter la transmission à la fin du mandat et d’augmenter la visibilité du codep. Les personnes concernées recevront un email dans le mois avec un mode d’emploi pour intégrer cette nouvelle adresse dans leur messagerie actuelle.

Des propositions sont lancées qui pourraient voir le jour sur le site : échange de matériel, propositions d’aide des moniteurs pour d’autres clubs que le leur : à voir par la suite

 

5) Groupes de travail

La mise en place de celui de Montulat doit se faire rapidement afin de décider de ce qu’on fait pour l’aménagement du site : nécessité de trouver une solution moins onéreuse afin de ne pas tout perdre si la plongée devait y être interdite Nécessité de rencontrer le maire de St Sornin Leulac ainsi que la Jeunesse et Sport afin de savoir exactement quelles sont leurs exigences pour se déterminer définitivement Groupe Montulat : Sébastien, J Pierre, Eric, Pascal Lavigerie, Djouma, David et Roland. Un groupe de travail devra être mis en place dans le cadre de la commission juridique pour travailler sur le toilettage des statuts avec mise en conformité de ces derniers avec ceux de lafédération (nouveau code du sport) ainsi que pour le règlement intérieur

 

6) Ne pas oublier

De s’inscrire à (et voter !) : AG Nationale à Chartre le 6 & 7 Avril

Egalement : Sortie Hendaye du 3 au 5 mai

Stage initial initiateurs du 8 au 11 avril (20H-23H)

Et les

Prochaines réunions (Maison des sports)

Préparation colloque : 27 février 20h

Réunion des commissions : 6 mars 20h

Prochain CODIR : 3 avril 20h