Groupe de travail AG 9 et 10 avril 2016
Réunion du 12 novembre
Objectif de cette réunion : mise en place des différents groupes de travail
1) Déroulement d’une AG
Sébastien a reçu le cahier des charges celui-ci nous sera envoyé
L’AG se déroulera sur 2 jours les 9 et 10 avril 2016 avec réunion la veille d’un comité directeur fédéral auquel participeront 2 personnes du CODEP
Le samedi matin sera consacré à l’AG des commissions et à partir du samedi après midi et jusqu’au dimanche 16h environ ce sera l’AG fédérale
Compte tenu du nombre qui participe à cette réunion et de ceux qui ne pouvaient pas venir mais qui ont fait savoir qu’ils participeraient, nous sommes entre 30 et 40 désireux de s’investir dans les groupes de travail préparatoires
Pour le weekend de l’AG il faut prévoir autour de 80 bénévoles
2) Groupes de travail
1-1 groupe travail logistique :
Locaux de l’AG : fac de droit et sciences économiques (Sébastien et Virginie)
Hébergement : voir office de tourisme (Melle Denis) ?
Restauration :
Prévoir deux repas de midi (mairie ?)
Repas de gala (voir Pôle de Lanaud)
Déplacements repas gala
Moyens humains et postes occupés
Tarif congrès SNCF?
Poste secours, gardiennage, buvette…..
Expositions ?
Cadeaux ?madeleines….
1-2 groupe travail communication :
Communication avec Fédé : Sophie Mahé
Communication interne : entre nous
Communication grand public
Recherche de sponsors : privés ou publics
Affichages, réseaux sociaux, presse, télé….
Invitations
Partenariats : aquarium du Limousin ?.....
Créer un site AG 2016 avec onglet à partir du site du CODEP
1-3 groupe travail développement durable :
Voir sur le site fédéral le guide développement durable
Partenariat Blablacar…
Prochaines dates réunions 2ème mercredi du mois à partir de 20h ou 19h si formation Bio après :
Mercredi 10 décembre 20h : groupe 1 et 2
Mercredi 14 janvier 19h : groupe 1 2 et 3
Mercredi 11 février 19h
Mercredi 11 mars 19h
Sébastien envoie à tous ceux qui ont donné leur adresse mail le cahier des charges et une demande concernant le souhait de chacun pour leur inscription dans un groupe, plus courrier aux présidents pour référent AG dans chaque club
Chacun de nous voit dans son club pour désignation d’un référent AG
On essaie de motiver les clubs pour participation à l’AG de Lyon en 2015 les 11 et 12 avril